Wofür der Download-Bereich da ist
Manche Aufgaben verlassen Membergy: eine Mitgliederliste für die Versicherung, eine Aufstellung für den Verband, Zahlen fürs Finanzamt. Dafür gibt es den Export — er erzeugt aus der jeweiligen Liste eine Excel-Datei.
Diese Listenexport-Datei entsteht im Hintergrund, nicht im Browser-Download-Fenster. Sie landet im Download-Bereich und ist dort ab Bereitstellung 24 Stunden verfügbar. Auch große Exporte blockieren die Oberfläche nicht, und Sie können die Datei nach einem Seitenwechsel abholen. Laden Sie sie innerhalb dieser Frist herunter und bewahren Sie sie bei Bedarf lokal auf.
Vereinsdaten exportieren: erster Entwurf
Im Vereinsformular gibt es im Kopfmenü die Aktion Vereinsdaten exportieren, ebenso im …-Menü jeder Vereinszeile der globalen Vereinsliste. Es ist keine Mehrfachaktion. Dieser Entwicklungsstand erstellt ein mit AES-256 verschlüsseltes ZIP zum Prüfen des Umfangs. Er ist kein vollständiger rechtlicher Export, keine individuelle DSGVO-Auskunft und kein wiederherstellbares Backup.
Der vollständige Vereinsauszug ist vorübergehend nur für den Landlord verfügbar: im gewählten Verein oder für genau die angeklickte Zeile der globalen Vereinsliste. Die Zeilenaktion ändert die Vereinsauswahl nicht. Auch eine vollständige Vereinsadministration kann ihn derzeit nicht starten oder abrufen. Normale einzelne Tabellenexporte behalten ihre bisherigen Rechte.
Der Dialog verlangt ein ZIP-Passwort mit Bestätigung (12–255 Zeichen). Bewahren Sie das Passwort separat auf; es kann nicht wiederhergestellt werden. Sie benötigen ein AES-fähiges Entpackprogramm. Alle Inhalte sind verschlüsselt, Dateinamen und Größen bleiben sichtbar. Personen einschließlich eigener Felder kommen aus dem normalen Personenexport; ausgewählte Tabellenzeilen und Listenfilter begrenzen diesen Vereinsauszug nicht. Beitragsstammdaten und ihre vollständige Betragshistorie nutzen denselben Beitragsexport wie die Beitragsliste. Alle Tabellen einschließlich Übersicht und Dateiverzeichnis sind Excel-Dateien. Hinzu kommen erlaubte Originaldokumente und vorhandene freigegebene Sitzungsbericht-PDFs. Die detaillierte Positivliste und die zurückgestellten Bereiche stehen in der README. Soft-gelöschte Daten fehlen; Bank-Ausführungsdateien und Zugangsdaten sind ausgeschlossen.
Nach dem Start wird die Datei im Hintergrund erzeugt. Ungespeicherte Eingaben im Vereinsformular werden nicht gespeichert. Das fertige ZIP erscheint oben im Download-Menü, auch nach einem Seitenwechsel. Der Eintrag ist standardmäßig 24 Stunden ab Bereitstellung verfügbar und funktioniert nur für den initiierenden Landlord: ohne Vereinsauswahl oder im zum Export gehörenden ausgewählten Verein. In der globalen Ansicht steht der Vereinsname am Eintrag. Ein entzogener Landlord-Zugang oder gelöschter Verein sperrt den Abruf. Es wird keine Datei per E-Mail verschickt.
Prüfen Sie zuerst README.txt und manifest.xlsx. Die Excel-Übersicht enthält die Tabellenblätter Export, Datasets, Sheets, Fields und Files mit tatsächlichen Zeilenzahlen, Originaldateien und Prüfsummen. Der Export bildet ein Zeitfenster ab, keinen atomaren Snapshot. Fehlende Originaldateien oder die Grenzen — 5.000 Zeilen je Tabellenblatt, 100 MiB und 90 Sekunden Erzeugungszeit — führen zum Abbruch. Ohne laufende Hintergrundverarbeitung erscheint noch keine fertige Datei.
Voraussetzungen
Sie brauchen das Recht, Mitglieder zu sehen. Untergruppen-Leitungen sehen nur die Dateien, die sie selbst erzeugt haben.
Einen Export starten
Exporte sind Massenaktionen: Sie exportieren, was Sie ausgewählt haben. Schalten Sie dazu in der Liste den Auswahlmodus über die Schaltfläche mit dem Häkchen-Symbol ein und markieren Sie die gewünschten Zeilen — über das Häkchen in der Kopfzeile auch die ganze Liste auf einmal.
Anschließend öffnen Sie das Menü „…" und wählen unter Massenaktionen den Eintrag Exportieren.
Im Exportdialog wählen Sie unter Daten-Felder die Felder für die Excel-Datei aus. Wählen Sie mindestens ein Datenfeld, zum Beispiel die Nummer des Mitglieds.
Beziehungen wie Gebühren oder Status können Sie zusätzlich auswählen. Mit Beziehungen integrieren stehen deren Daten in derselben Zeile wie die Datenfelder; sonst erhalten die ausgewählten Beziehungen eigene Tabellenblätter. Die Option ändert nur die Darstellung der ausgewählten Beziehungen. Beziehungen oder diese Option allein reichen für einen Export nicht aus — mindestens ein Datenfeld muss ausgewählt sein.
Prüfen Sie vor dem Start zwei Dinge, die den Inhalt der Datei bestimmen:
- Die Filter und der Reiter der Liste — exportiert wird Ihre Auswahl, und die entsteht aus der gefilterten Liste.
- Die Feldauswahl im Exportdialog — sie bestimmt, welche Felder die Datei enthält. Die Spaltenauswahl der Liste steuert nur, welche Spalten Sie dort sehen.
Starten Sie anschließend den Export im Dialog.
Die Datei abholen
Ist der Export fertig, meldet Membergy das und die Datei erscheint in den Downloads. Sie erreichen den Bereich über das Download-Symbol oben rechts in der Kopfzeile; ein grüner Punkt daran zeigt, dass etwas Neues bereitliegt.
In der Liste stehen die Ressource, aus der exportiert wurde, die Datei, ihre Größe und der Zeitpunkt. Noch nicht abgeholte Dateien sind grün hinterlegt — so sehen Sie auf einen Blick, was neu ist. Mit dem Herunterladen verliert der Eintrag die Hervorhebung.
Die Spalte Ausgelassene Einträge ist ein ehrlicher Hinweis: Sie zählt Datensätze, die beim Erzeugen der Datei nicht mehr verfügbar waren — etwa weil jemand sie in der Zwischenzeit gelöscht hat. Steht dort eine Zahl, fehlen in der Datei genau so viele Zeilen.
Der Download bleibt bis 24 Stunden nach seiner Bereitstellung verfügbar. Das gilt auch, wenn Sie die Datei bereits heruntergeladen haben; ein erneuter Abruf verlängert die Frist nicht. Danach verschwindet der Eintrag aus dem Download-Bereich.
Aufräumen
Erzeugte Dateien belegen das Speicherkontingent Ihres Vereins. Sie können einen Export vor Ablauf der Frist löschen, wenn Sie ihn nicht mehr brauchen. Abgelaufene Dateien werden automatisch entfernt; dadurch wird der belegte Speicher wieder frei.
Häufige Fragen und Sonderfälle
Der Eintrag „Exportieren" fehlt im Menü. Dann ist keine Zeile ausgewählt. Der Export ist eine Massenaktion und erscheint erst mit einer Auswahl.
Die Meldung „Bitte mindestens ein Datenfeld auswählen." erscheint. Wählen Sie im Exportdialog unter Daten-Felder mindestens ein Feld aus und starten Sie den Export erneut. Nur Beziehungen oder Beziehungen integrieren auszuwählen genügt nicht. Ohne ein Datenfeld entsteht keine Datei.
Die Datei enthält nicht die erwarteten Spalten. Wählen Sie die benötigten Felder im Exportdialog aus und starten Sie den Export erneut. Ergänzen Sie bei Bedarf die Beziehungen, deren Daten ebenfalls enthalten sein sollen.
Wie lange bleibt eine Datei liegen? Höchstens 24 Stunden ab Bereitstellung. Speichern Sie eine benötigte Datei rechtzeitig lokal. Die automatische Bereinigung kann nach Fristende etwas später laufen; ein abgelaufener Eintrag ist schon vorher nicht mehr abrufbar.
Wer sieht meine Exporte? Alle mit Mitglieder-Leserecht sehen den Download-Bereich des Vereins. Behandeln Sie eine Exportdatei entsprechend wie das, was sie ist: eine vollständige Kopie der enthaltenen Daten.